As empresas estão sempre buscando otimizar suas operações, seja para gerar mais receita, racionalizar custos ou para ter um maior retorno sobre seus investimentos. Esta abordagem pode ser aplicada em diferentes áreas das empresas onde a melhoria contínua possa ser aplicada e medida. A prática de realizar tarefas, processos e operações com maior eficácia que os níveis atuais damos o nome de eficiência operacional. Isso envolve eliminar redundâncias, reduzir custos e descobrir melhores maneiras de fazer mais com menos. Embora conhecer suas atividades no detalhe e ter aferição para cada indicador de sucesso pareça ser um desafio para a maioria das empresas, é ainda um grande passo para estabelecer um processo mais eficiente.
Para alcançar a tão desejada eficiência operacional é importante deixar claro que o escopo típico de projetos desta natureza estão ligados às atividades operacionais, que podem ser executadas de forma manual ou automática. São áreas com características transacionais dentro das empresas tais como, financeiro, departamento pessoal, formalização de vendas, logística e assim por diante. O conjunto destes processos operacionais requer excelência na execução das suas atividades e suas respectivas intersecções é que vão entregar um produto/serviço dependendo do negócio. A visão da eficiência garante que esse processo seja executado com o menor investimento possível de energia, tempo e recurso. Esse é o objetivo a ser alcançado, uma eterna busca pelo Santo Graal da produtividade.
Por que é tão difícil atingir essa eficiência? Não é só desenhar um processo e pedir para que as pessoas, fora e dentro dos sistemas, sigam as etapas propostas?
Essa dificuldade de atingir é porque estamos falando de três grandes dimensões que precisam se associar em harmonia: processos, sistemas e pessoas. Esta integração nas 3 dimensões deve ainda conectar os processos a estratégia, as políticas, aos procedimentos e as regras do negócio. Devemos ainda garantir que o processo se adapte as funcionalidades de um sistema e vice-versa, que as pessoas com o perfil correto estejam treinadas para executar as atividades que lhe são cabidas e por último medir e gerir as informações coletadas para termos insights para melhorias.
Para entendermos como deve ser a abordagem da sequência de atividades em projetos típicos de Eficiência Operacional, dividimos em 4 etapas de como esta cadeia se conecta. São elas:
- Imersão e Diagnóstico – É importante fazer um alinhamento estratégico minucioso estabelecendo os objetivos do negócio e seus processos e quais recursos são necessários para atingir a eficiência operacional;
- Redesenho e Melhorias – Redesenhar e reimplantar os processos;
- Medir e Gerenciar Insights – Monitorar e medir os processos. Reportar os resultados obtidos;
- Gerenciar – Executar ações para melhorar desempenho, conforme as necessidades.
Como podemos medir a eficiência operacional?
Podemos lançar mão de teorias mais clássicas sobre a metrificação e apontamento, citamos aqui duas opções:
- A primeira e acreditamos ser a principal forma é: dividir os gastos totais das operações pela receita gerada ou calcular a relação entre o tempo necessário para realizar uma tarefa/processo e o número de recursos necessários. Para isso, receita é aquilo que cabe dentro do critério de faturamento de cada empresa em suas linhas de serviço e/ou produto, o mesmo serve para custos.
- A segunda forma clássica de apurar o índice é: o total de faturamento dividido pela quantidade de horas/homem, e quando for o caso, horas/máquina para se chegar a um número que possa ser comparável. Sua mensuração deve ser simples e que de forma evolutiva apareçam os resultados das melhorias aplicadas pela empresa. Os “insights” após conhecimento dos processos vão ajudar de forma recorrente como melhorar cada ponto da cadeia produtiva.
Mas será que dá resultado?
Existem vários cases globais de empresas já consolidadas em suas práticas de gestão por eficiência, pois conseguiram alcançar resultados excepcionais ao longo do tempo por meio de otimização da produção, redução de custos e melhoria de produtividade, são elas: P&G, Unilever, Tesla Motors, Amazon, Wallmart e The Home Depot. No Brasil podemos citar a Vale do Rio Doce. A empresa conseguiu reduzir significativamente seus custos operacionais com a implementação de tecnologia inovadora, automação e melhorias nos processos de gestão. Outro caso importante é o da JBS. A companhia utilizou soluções para otimizar seu uso de energia, melhorar os controles internos e refinar seus sistemas de gestão da cadeia de suprimentos. Existem vários outros bons exemplos, mas o que coincide entre eles é a maturidade e o compromisso em estabelecer metodologias de aferição e melhoria continua nos processos internos para a perenidade na cultura por eficiência.
Como é a abordagem da Manacá Partners para Eficiência Operacional?
A Manacá Partners tem como princípio de abordagem a orientação a resultado. Para isso é importante a criação de métricas tangíveis e factíveis que demonstrem que os objetivos estão sendo atingidos. A ideia é “medir” quais foram as consequências geradas no ciclo de eficiência operacional. Saber se no final do processo aplicado, a excelência operacional foi conforme as expectativas da gestão da empresa, e se os resultados são perceptíveis. É muito importante medir o benefício, pois caso contrário, qualquer iniciativa que se traga, cairá em descrédito até mesmo pelas pessoas que a executam. As operações que costumeiramente crescem de forma exponencial e não fazem essa métrica, enfrentam problemas. Não se trata de “colocar mais gente”, mas sim de saber se o processo está bem suportado pelos sistemas e se as pessoas estão engajadas com o que precisa ser entregue.
Encontrar o Santo Graal da eficiência operacional parece simples, mas demanda que uma série de elementos estejam presentes e bem orquestrados para sermos exitosos. Ou seja, é uma jornada de atuação contínua e com dedicação. Talvez seja por isso que poucas empresas de fato encontrem o Santo Graal em seus negócios
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