A gestão de projetos se tornou uma disciplina formal na década de 70, com o objetivo de ajudar as empresas a alcançar o sucesso em seus projetos. Antes disso, o gerenciamento de projetos era visto como um complemento descentralizado e deixado para indivíduos e/ou equipes dentro da própria empresa. Com o aumento da complexidade dos projetos e a necessidade de um planejamento estratégico, as organizações começaram a enxergar os benefícios do trabalho organizado e padronizado e a entender a necessidade de comunicar e integrar através de diferentes departamentos e profissões.
Nas décadas seguintes, o gerenciamento de projetos, começou a tomar sua forma moderna: os projetos passaram a ser liderados e executados por uma figura nomeada de Project Management Officer (PMO). O PMO se tornou um elemento fundamental na execução de projetos bem-sucedidos e amplamente utilizado atualmente.
O que é PMO? Definição, funções e tipos de escritórios de projetos.
O PMO é uma função, um departamento ou uma pessoa?
Conforme definição do Project Management Institute (PMI) – o PMO é uma estrutura organizacional que centraliza funções de gestão de projetos.
Entre algumas funções de PMO temos:
- Determinar a metodologia dos projetos
- Implementar metodologias
- Selecionar e priorizar portfólios de projetos
- Definir templates e criar materiais de status report
- Elaborar dashboards para facilitar decisões
- Mapear e controlar os riscos e suas ações mitigatórias
- Prestar serviços de mentoria
- Criar metodologias
- Trabalhar no desenvolvimento das equipes em torno da gestão de projetos
- Ministrar treinamentos
Existem três tipos de PMOs, que são:
PMO de Suporte: Este tipo de PMO fornece suporte ao gerenciamento de projetos e atua como um centro de recursos para fornecer orientação e assistência aos gerentes. Eles fornecem ferramentas, treinamento e suporte administrativo para ajudar os gerentes de projeto a cumprir seus objetivos.
PMO de Controle: Este tipo de PMO tem um papel mais ativo no gerenciamento de projetos. Monitoram e controlam o andamento dos projetos, verificam se as práticas estão sendo seguidas e avaliam o desempenho dos gerentes.
PMO Diretor: Este tipo de PMO é o mais alto nível e desempenha um papel estratégico na organização. Eles definem as políticas e os processos padrão de gerenciamento, fornecem direção e liderança para os gerentes e trabalham com a alta administração para alinhar a estratégia organizacional aos projetos.
As funções do PMO são definidas através das necessidades dos stakeholders. Esses irão interagir com o escritório de projetos, área designada para conduzir de forma consolidada na empresa os projetos priorizados e relevantes. Se a sua empresa está procurando implementar um PMO, é importante entender os diferentes tipos e funções para escolher o modelo que melhor atenda às suas necessidades.
Quais os benefícios de um Escritório de Gerenciamento de Projetos (PMO)?
De acordo com pesquisas do Gartner e do Project Management Institute (PMI), mais de 70% dos projetos apresentam falhas. Os mais comuns são: erros de gestão, falhas de comunicação, riscos subestimados e má gestão do tempo. Para ajudar a aumentar a maturidade da organização em gestão de projetos, o PMO oferece suporte para estabelecer consistência e proficiência, permitindo que a empresa entregue os projetos propostos com sucesso.
Além disso, é importante para o projeto, entender o que se pretende alcançar, tanto para o solicitante como para a área de projetos. Muitas vezes quem solicita não consegue dizer que benefícios se espera com o projeto. Acabam atuando de forma reativa e a demanda não fica clara, com escopo e expectativas bem alinhadas. Nestes casos o risco de não dar certo é muito grande. Assim é fundamental a experiência do gerente de projetos que vai facilitar este entendimento e posteriormente validar com o solicitante com clareza o que está sendo pedido e posteriormente o que será entregue com base nos objetivos esperados.
O escritório de gestão de projetos está comprometido com a melhoria contínua e pode trazer diversos benefícios. Entre eles: alinhamento com o planejamento estratégico, padronização da informação, melhores resultados, redução de riscos, agilidade na tomada de decisões, melhoria no engajamento da equipe, maior satisfação dos clientes, otimização do tempo e cumprimento de cronograma.
Com ambientes cada vez mais dinâmicos, a gestão de projetos é crucial para criar um caminho para que as organizações possam executar seus projetos de maneira mais controlada.
Explorando Metodologias de Gestão de Projetos: Uma Visão Abrangente das opções mais utilizadas pelo mercado
O PMO muitas vezes é visto como uma figura burocrática responsável pela fiscalização e acompanhamento para que as etapas dos projetos sejam seguidas. Se a percepção for esta, certamente a execução do PMO está errada. PMO acima de tudo é um facilitador e a “força motriz” da condução do projeto. Muitas vezes quando o papel do PMO é “simplificado” demais, utilizando pessoas da organização que vão compartilhar suas atividades do dia a dia com a gestão de algum projeto. Está combinação está fadada ao fracasso.
As organizações podem até não ter uma área dedicada ao escritório de projetos, lançando mão desta forma de contratar auxílio externo com expertise para executar este trabalho. A facilidade de um consultor externo além da dedicação exclusiva e experiência, ele traz também metodologias que certamente ajudarão a empresa em vários aspectos.
Metodologias
A grande finalidade das metodologias, e existem N opções, é de justamente desmistificar a condução dos projetos, trazendo mais transparência e reduzindo o desconforto com possíveis “burocracias” na condução dos projetos. Nesse contexto, surgem muitos modelos de gestão de projetos, como Prince Agile, MSP, MoP, Scrum, Kanban, DevOps, Lean, SAFe, Disciplined Agile, Guia PMBOK, PM Canvas, que agregam valor, mas dificultam a organização e catalogação para saber qual método utilizar e qual o intuito. Antes era fácil distinguir os tipos de PMO. Hoje temos um cardápio tão grande, que as organizações passam a ter centenas de PMOs, construídos de maneira hierárquica em modelos de comando e controle.
Para sair da confusão de siglas e métodos, é fundamental compreender o papel central da tecnologia na criação de um PMO do futuro. A transformação digital está introduzindo novos modelos de negócios, práticas de trabalho e mudanças estruturais nas organizações. A convergência de processos, pessoas e tecnologia é essencial para impulsionar os negócios. Serão necessários gestores de projetos com diferentes habilidades. De acordo com estudos do Gartner, cerca de 75% das atividades dos gerentes de projetos serão automatizadas. Isso permitirá o desempenho de funções de maior valor agregado. Ao inves de realizar tarefas manuais, como criar apresentações em PowerPoint ou preencher modelos para atender aos requisitos dos métodos.
A evolução constante do PMO é crucial para organizações que buscam agilidade organizacional. Em vez de simplesmente adotar uma metodologia, a implementação de uma abordagem moderna de PMO pode envolver grupos auto-organizados e funções distribuídas, nos quais as próprias equipes fazem a gestão de seus projetos. Em resumo, a implementação bem-sucedida de uma abordagem moderna de PMO requer objetivos alinhados com a cultura e processos baseados em tecnologia.
Implementação da gestão de projetos nas organizações: quando é necessário um PMO?
Antes de implementar um PMO na sua empresa, é importante entender que essa estrutura organizacional não é necessária em todas as organizações. Assim a necessidade de um PMO está diretamente relacionada à quantidade de projetos e à frequência com que eles são executados. Se a empresa realiza muitos projetos ao mesmo tempo e tem dificuldades para gerenciá-los de forma centralizada, um PMO pode ser a solução. Porém, se a empresa tem poucos projetos ou realiza projetos de forma esporádica, talvez um PMO não seja necessário. Certifique-se de avaliar as necessidades da sua organização antes de implementar um PMO. Em ambos os casos contar com um parceiro externo experiente e que tenha a postura de agregar conhecimento e cultura as equipes internas, pode ser de grande valia.
O PMO moderno precisa estar em constante revisão, entendendo o contexto e entregando valor, sempre focado no benefício que determinado projeto vai gerar para a empresa. Nada se justifica fazer se não houver uma visão clara dos benefícios que a empresa ganha. O papel do PMO é criar uma cultura de execução e comprometimento, oferecendo método e ritmo para as equipes, além do compromisso com a entrega.
Conforme a metodologia PMO Value Ring, criada pela PMO Global Alliance, existem oito passos essenciais para o sucesso de um escritório de projetos. Primeiro é necessário identificar as expectativas dos stakeholders em relação ao PMO, além de definir e balancear as funções dos serviços prestados. Na sequência, estabelecer os processos e indicadores para cada atividade, bem como dimensionar a equipe necessária e suas competências. A avaliação da maturidade do escritório de projetos e o retorno sobre o investimento são fundamentais para o seu aprimoramento. Por fim, é recomendável criar dashboards para uma visualização clara e acompanhamento das informações do PMO.
Manacá Partners e PMO
Nós da Manaca Partners estamos implementando uma abordagem evolutiva para a gestão de projetos. Nosso objetivo é transformar ideias e estratégias em realidade, desenvolver habilidades de gestão de projetos e aplica-lás na cultura de condução de projetos das empresas. Estamos comprometidos em fornecer conteúdo original e relevante sobre gestão de projetos, e nosso objetivo é ajudá-lo a se tornar um gestor de projetos mais eficaz.
A Manacá Partners é uma empresa especializada em gestão de projetos e implementação de escritórios de projetos. Se você está procurando apoio organizacional para a gestão de projetos, clique aqui e entre em contato conosco. Nós podemos ajudar sua empresa a implementar as melhores práticas de gestão de projetos e aumentar sua eficiência e produtividade.
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