5 dicas de como usar Gestão da Mudança em seu próximo projeto

Gestão da Mudança é uma metodologia muito consolidada no mundo dos negócios, e  cada vez mais atual.  Sabemos que o ambiente empresarial é bastante dinâmico com constantes mudanças seja no âmbito social, econômico, político ou tecnológico. Crescimento da concorrência, consumidores mais informados e exigentes, necessidade de alcançar novos mercados, diminuição no ciclo de vida dos produtos, novo tipo de tratamento para mão de obra e tecnologia mais avançada são alguns exemplos responsáveis pelo aumento do número de empresas que passam por mudanças. Assim as organizações que tem pretensão de se tornar competitivas no mercado devem necessariamente estar atentas a essa nova realidade.

Normalmente as organizações alocam esforços apenas na construção técnica dessas mudanças e acabam negligenciando o aspecto humano, que é, onde atua a Gestão da Mudança ou Change Managment. Os tipos de mudanças são diversos e de diferentes graus de complexidade, partindo desde uma simples mudança nas atividades de uma área isolada, chegando a mudanças em diversos processos e áreas, alterando assim a estrutura organizacional da empresa.
GESTÃO DA MUDANÇA

MAS AFINAL, O QUE É GESTÃO DA MUDANÇA?

Gestão da Mudança é uma disciplina que traz um conjunto de práticas que auxiliam as empresas a passarem por transformações organizacionais. O objetivo é reduzir as resistências à mudança proposta, engajando e habilitando os indivíduos para a nova realidade. 

Em pesquisa recente conduzida pelo Prosci vemos que 70% do sucesso de um projeto de transformação está na adoção da mudança pelos colaboradores e parceiros impactados. Ou seja, a construção do novo modus operandi é apenas o início do projeto, que só será bem-sucedido quando as pessoas estiverem aptas a performar no modelo futuro projetado, de modo que para chegar nesse objetivo utilizamos as metodologias de Gestão da Mudança.

O processo de mudança não é uma tarefa fácil, envolve muita dedicação e esforço, tanto do time de projeto, quanto das lideranças e colaboradores impactados. Dentre os desafios mais comuns estão: 

  • Entregar o projeto de mudança dentro do prazo, budget e escopo esperados
  • Minimizar as resistências pessoais – De forma geral o ser humano tende a resistir a grandes alterações no seu dia a dia, o que dificulta o processo de mudança e pode até criar detratores
  • Garantir adoção da mudança e performance após a implantação
 

Em resumo, quando uma empresa utiliza as práticas de Gestão da Mudança ela se antecipa no planejamento das transformações, ou seja, evita se colocar em um lugar onde apenas é possível reagir aos desafios conforme eles surjam.

POR QUE A GESTÃO DE MUDANÇAS É TÃO IMPORTANTE?

A metodologia de Gestão da Mudança quando bem aplicada aumenta comprovadamente a probabilidade de sucesso na implantação das mudanças organizacionais. Assim auxilia na transição dos seus colaboradores impactados, movendo-os da situação atual para o estado futuro desejado.

Principais benefícios da Gestão da Mudança:

  • Garante o Return on Investment (ROI) do projeto, acelerando e entregando as atividades relacionadas as pessoas
  • Melhora o quão rápido e efetivo está sendo a adoção da mudança
  • Reduz os custos e riscos referentes a não adoção da mudança, como resistências, conflitos, inseguranças e frustrações
  • Aumenta as probabilidades de atingir os objetivos do projeto dentro do prazo e do orçamento
 

ALGUNS PASSOS PARA APLICAR A METODOLOGIA DE GESTÃO DA MUDANÇA

  • Identifique a mudança proposta em detalhes
  • Identifique todos os envolvidos no projeto e públicos impactados pela mudança
  • Defina os stakeholders e classifique em grupos a fim de auxiliar o planejamento de ações customizadas
  • Levante os principais impactos organizacionais
  • Analise os impactos das principais mudanças que as pessoas irão sofrer devido a alterações de processos, sistemas e modelos de negócio. Essa etapa é essencial para o preparo da mudança e para minimizar os impactos, sendo insumo para os pilares de comunicação, engajamento e capacitação
  • Desenhe planos de ação para o stakeholders e impactos mapeados – Os planos de ação podem variar de acordo com o nível e tipo de mudança proposta
  • Construa um plano de capacitação e de comunicação
  • Execute os planos e meça os resultados alcançados 

5 DICAS PARA UTILIZAR A GESTÃO DA MUDANÇA

Nossos especialistas da Manacá Partners recomendam essas 5 dicas de como melhor utilizar a metodologia de Gestão da Mudança:

1. Aplique uma metodologia estruturada de Gestão de Mudanças e não apenas ações isoladas

Gestão da Mudança é uma metodologia com diversas etapas desenvolvidas a partir das melhores práticas de mercado, não se tratando apenas de ações conduzidas de forma isolada. Empresas que aplicam uma metodologia estruturada de Gestão da Mudança tem 33% mais probabilidade de ter sucesso nos seus projetos do que aquelas que não adotam nenhuma metodologia.

2. Dedique recursos para condução da Gestão da Mudança

Ter uma equipe e orçamento dedicados para estruturação e implantação das ações de mudança faz toda diferença na profundidade e no ritmo das atividades. Pesquisas mostram que projetos que dedicam recursos suficientes para Gestão da Mudança são 70% mais propensos a ter sucesso. Ou seja, chegam aos objetivos dentro ou abaixo do custo e/ou prazo esperado. Infelizmente muitas empresas ainda consideram Gestão da Mudança um item supérfluo e direcionam em média apenas 3% do investimento total do projeto para este fim.

3. Integre Gestão de Projetos com Gestão da Mudança

Gestão de Projetos e Gestão da Mudança são disciplinas diferentes, porém complementares. Enquanto a gestão e equipe de projeto planeja, desenvolve e implanta os aspectos técnicos da mudança, a equipe de Gestão da Mudança entende o que muda e para quem muda em detalhes. Além disso, foca nos impactos humanos a fim de planejar e executar estratégias que trarão melhor adoção do que está sendo desenvolvido.

4. Comece no começo – não espere o momento de treinar para iniciar uma frente de Gestão da Mudança

Treinamento é com certeza uma etapa muito importante para garantir a adoção da mudança pelos colaborados e parceiros, porém a metodologia de Gestão da Mudança tem início, meio e fim, e capacitação é uma das etapas finais. Portanto, antes de colocar o colaborador em “sala de aula”, é preciso identificar bem os grupos de pessoas impactadas pela mudança, os tipos de impacto e a estratégia detalhada para cada grupo. Em suma, a frente de Gestão da Mudança deve permear todo o projeto desde o início, podendo ter níveis de dedicação diferentes durante cada etapa.

5.  Prepare as pessoas e engaje-as, Gestão da Mudança não se resume a comunicação

 
A comunicação é o processo no qual buscamos o aumento da cooperação entre as partes envolvidas e na aceitação das mudanças, portanto, é uma atividade extremamente relevante no processo de mudança. Porém, para que a comunicação seja efetiva é preciso utilizar todos os aspectos da metodologia de Gestão da Mudança. Dessa forma é preciso utilizar a identificação dos grupos de stakeholder, mapeamento dos impactos organizacionais e entendimento da cultura organizacional.

 


Seta com conceito de subindo

EM RESUMO, A GESTÃO DA MUDANÇA É UM GRANDE ALIADO PARA O SUCESSO DE QUALQUER PROJETO. SE BEM APLICADO, VAI INDICAR A QUÃO RÁPIDA E EFETIVA SERÁ A ADOÇÃO DA MUDANÇA, REDUZINDO RISCOS, CUSTOS E PRAZOS DE IMPLANTAÇÃO.

COMO A MANACÁ PARTNERS PODE AJUDAR?

A Manacá Partners utiliza as melhores práticas e metodologias em Gestão da Mudança, desenvolvidas e aprimoradas durante dezenas de projetos entregues para nossos clientes. Veja alguns dos resultados alcançados durante nossos projetos:

  • Impactos organizacionais críticos que impediriam o go live foram solucionados a tempo
  • Redução das resistências e aumento da motivação dos colaboradores devido a ações de engajamento e comunicações personalizadas durante o período de planejamento e implantação
  • Colaboradores e parceiros treinados utilizando os conceitos de Andragogia (ensino para adultos) e as melhores metodologias e formatos para cada situação. Como por exemplo modelo presencial, simulação com maquetes, on the job, vídeo aula, gamification, apostilhas, etc.
  • Melhora na performance dos indicadores operacionais em comparação com o início do projeto
  • Redução do turnover

Se sua empresa precisa de suporte com ações de Gestão da Mudança, clique aqui e entre em contato conosco para apoiá-los nessa jornada!

A Manacá Partners é uma consultoria empresarial. Atuamos nos desafios de Eficiência Operacional, Gestão de Projetos, Gestão de Mudanças, Crescimento e Desempenho, com ofertas customizadas do estratégico ao operacional. Clique aqui e conheça mais sobre nossas ofertas.

Fernanda Fernandes

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